Współpraca między działami- jak poprawić komunikację i odpowiedzialność?

Współpraca między działami - gdzie kończy się odpowiedzialność, a zaczyna ratowanie innych?

„Myślałam, że oni będą o tym pamiętać. To przecież ich odpowiedzialność.” To jedno zdanie potrafi uruchomić całkiem pokaźny pożar między działami. Bo problemy we współpracy między działami rzadko zaczynają się od wielkiego konfliktu. Częściej od drobnych założeń: ktoś miał wiedzieć, ktoś powinien pamiętać, dla kogoś coś było oczywiste. A później okazuje się, że zadanie nie zostało wykonane. I zaczyna się szukanie odpowiedzialnego.

„Przecież oni powinni wiedzieć” klasyczny problem we współpracy między działami

W jednej z firm usłyszałam historię dotyczącą współpracy działu produkcji z działem zakupów. Produkcja ma rozpocząć realizację zamówienia. Termin jest ustalony, proces zaplanowany. I wtedy okazuje się, że brakuje niezbędnych komponentów.
Produkcja:

„Przecież zakupy powinny wiedzieć, że będą potrzebne.”

Zakupy:

„Ale nikt nam tego nie zgłosił.”

I machina rusza. Kto powinien był pamiętać? Kto miał zgłosić? Kto czego nie zrobił? Problem polega na tym, że podczas gdy obie strony mają argumenty, komponentów nadal nie ma, a realizacja zamówienia jest zagrożona.

To dobry przykład tego, jak problemy w komunikacji między działami wpływają na bardzo konkretne procesy biznesowe.
Oczekiwanie to jeszcze nie ustalenie. Jednym z częstszych problemów, które obserwuję we współpracy zespołów, jest traktowanie własnego oczekiwania tak, jakby było wspólnym ustaleniem.

„Myślałam, że będą pamiętać.”
„Przecież to było oczywiste.”
„Powinni wiedzieć.”
„Zawsze robimy to w ten sposób.”

Każde z tych zdań może być prawdziwe z perspektywy osoby, która je wypowiada. Tylko że druga strona nie musi mieć dokładnie tej samej perspektywy.

To, że coś jest oczywiste dla mnie, nie oznacza jeszcze, że zostało jasno zakomunikowane drugiej osobie.

Dlatego dobra współpraca między działami wymaga czegoś więcej niż podziału obowiązków. Potrzebuje również jasnych ustaleń: kto, co, do kiedy i na jakim etapie przekazuje dalej.
Czy dobra współpraca oznacza przypominanie innym?

I tutaj zaczyna się ciekawszy problem. Załóżmy, że formalnie odpowiedzialność rzeczywiście leży po stronie innego działu. Jednocześnie widzę, że czegoś brakuje. Wiem też, że jeżeli nikt nie zareaguje, za kilka dni cały proces może się wysypać. Co robię? Mogę powiedzieć:

„To nie moja odpowiedzialność.” I formalnie mogę mieć rację.

Mogę też napisać:

„Hej, widzę, że brakuje nam jeszcze X. Czy świadomie pomijamy ten temat?”

I dla mnie właśnie tutaj zaczyna się dobra współpraca.

Nie chodzi o wykonywanie cudzej pracy. Chodzi o patrzenie szerzej niż wyłącznie na własny zakres obowiązków i reagowanie, kiedy widzimy ryzyko dla wspólnego wyniku.

Tylko, że tutaj pojawia się kolejna granica.

Ile razy można przypominać, zanim zaczniemy pilnować cudzej odpowiedzialności?

Gdzie kończy się współpraca, a zaczyna ratowanie? To pytanie zatrzymało również mnie. Bo bardzo łatwo wchodzę w tryb:

„Dobra, daj. Ja to ogarnę.” Widzę problem, przewiduję jego konsekwencje i zaczynam szukać rozwiązania. To ma ogromne zalety. Pozwala szybko reagować, zapobiegać problemom i dowozić wspólny wynik. Ma też swoją cenę.
Bo jeżeli regularnie:

• pamiętam za innych,

• wielokrotnie przypominam o ich zadaniach,

• sprawdzam, czy zostały wykonane,

• przejmuję temat, kiedy ktoś go nie dowozi,

to w pewnym momencie przestaję tylko współpracować. Zaczynam brać odpowiedzialność za to, żeby druga osoba wykonała swoją pracę. A później często pojawia się przeciążenie i złość: „Dlaczego znowu ja muszę wszystkiego pilnować?”. Tyle że czasami warto wtedy zadać sobie niewygodne pytanie: czy rzeczywiście muszę, czy po prostu po raz kolejny weszłam w rolę osoby, która ratuje sytuację?

Jak poprawić komunikację i współpracę między działami?

Problemy we współpracy nie zawsze wymagają kolejnej procedury. Czasem warto zacząć od prostszych pytań: co jest faktem, co założeniem, kto za co odpowiada i czy druga strona rzeczywiście wie, czego od niej potrzebujemy?

To właśnie na takich realnych sytuacjach pracuję podczas KOMUNIKACJA W ZESPOLE Bo dobra komunikacja zaczyna się tam, gdzie kończy się „przecież oni powinni wiedzieć”.

współpraca między działami | komunikacja między działami | problemy komunikacyjne w firmie | odpowiedzialność w zespole | komunikacja
w organizacji |jak poprawić współpracę między działami.

Monika SD.

Szkolenia

Wspieram rozwój zespołów w organizacjach biznesowych poprzez skuteczne szkolenia dla firm stacjonarne, szkolenia online , warsztaty praktyczne.

© 2025. All rights reserved.

Polityka Prywatności